Assistant(e) de direction - DPAJ - contrat long

Le Défenseur des droits est une autorité administrative indépendante créée en 2011 et inscrite dans la Constitution, chargée de défendre les droits et libertés individuelles dans le cadre de cinq domaines de compétences déterminés par la loi :

-    la défense des droits et libertés dans le cadre des relations avec les services publics,

-    la défense et la promotion de l’intérêt supérieur et des droits de l’enfant,

-    la lutte contre les discriminations directes et indirectes et la promotion de l’égalité,

-    le respect de la déontologie par les professionnels de la sécurité (police, gendarmerie, services privés de sécurité),

-    l’orientation et la protection des lanceurs d’alerte.

La direction « Protection des droits-Affaires judiciaires » réunit cinq pôles : « Défense des droits de l’enfant », « Déontologie de la sécurité », « Justice et libertés », « Emplois, biens et services privés » et « Santé ». Elle comprend une cinquantaine d’agents (chefs de pôle, juristes, assistant(e)s) reçoit, analyse, expertise puis propose un traitement adapté des réclamations qui lui sont attribuées, des propositions de réforme entrant dans son champ de compétences. Par ailleurs, elle assure la coordination des relations avec les partenaires judiciaires de l’Institution, les juridictions européennes, et les questions juridiques traitées par les organisations européennes et internationales, et notamment de la stratégie contentieuse de l’institution devant en matière de droits fondamentaux dans son champ de compétences. Elle coordonne en outre les travaux de ses cinq (5) pôles, soit : Droits des enfants, Déontologie de la sécurité, Justice et libertés, Secteur Emploi privé biens et services et Santé

  • Famille professionnelle dominante du poste : Assistanat

Description du poste  

Placé(e) sous l’autorité de la directrice, l’assistant(e) de direction est chargé(e) de :

 

  • Gérer les activités quotidiennes de secrétariat : gestion et traitement des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
  • Gérer la vie administrative de la direction (suivi des congés, données individuelles des agents, logistique..) ;
  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice ;
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
  • Organiser les déplacements de la responsable ;
  • Organiser les colloques/séminaires (logistique…) ;
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
  • Alimenter le tableau de suivi des décisions du Défenseur des droits et des relations avec les juridictions ;
  • Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion ;
  • Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques, de la directrice ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
  • Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
  • Veiller au respect des délais de transmission de documents ;
  • Rechercher et diffuser des informations, notamment réglementaires ;
  • Assurer la diffusion de l’information au sein du département ;
  • Gérer les relations avec les partenaires du département ;

 

En qualité d’assistant(e) de direction, le titulaire du poste peut être amené à suppléer des assistantes au sein de l’Institution lorsqu’elles sont absentes, en accord avec le secrétaire général et le directeur général des services.

L’agenda de l’assistant(e) de direction est tributaire de son supérieur hiérarchique direct : il peut lui être demandé de prévoir ses congés annuels en fonction des impératifs du calendrier de son supérieur hiérarchique direct.

  • Profil souhaité :
  • Bac ou Bac +2 et expérience en qualité d’assistante de direction
  • Très bonne connaissance de l’Institution Défenseurs des Droits, de ses services et de leur fonctionnement ;
  • Rigueur et sens de l’organisation ;
  • Travail en équipe ;
  • Goût pour la communication interne et externe (sens relationnel) ;
  • Gestion des priorités ;
  • Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
  • Capacité d’initiatives, réactivité ; rapidité d’exécution, grande disponibilité ;
  • Maîtrise des outils bureautiques et de l’application métier AGORA.
  • Conditions daccès

Emploi de contractuel ouvert par voie de détachement sur contrat pour les fonctionnaires ou sur un contrat de droit public à durée déterminée (CDD) de trois ans, renouvelable pour les agents contractuels non titulaires.

Rémunération fixée selon la grille du cadre de gestion du Défenseur des droits

  • Lieu de travail : 3 place de Fontenoy – 75007 PARIS
  • Poste à pourvoir immédiatement
  • Date limite de dépôt des candidatures : 2 septembre 2019
  • Le dossier de candidature comporte les documents suivants :

CV

Lettre de motivation

Le dernier diplôme obtenu

Les 3 derniers comptes rendus d’entretien professionnel, le cas échéant.

 

Ces documents doivent être adressés à Marie-Bénédicte TOURNOIS, cheffe du pôle Ressources humaines et dialogue social à l’adresse électronique : recrutement@defenseurdesdroits.fr.

Référence à indiquer dans le message : « RECRUT /Assistant(e) PDAJ»